Was ist Dokumentenmanagement ?

DMS faq

Durch die strukturierte Ablage aller Dokumente in einem gemeinsamen "Dokumentenpool" werden die unternehmensrelevanten Informationen kontextbezogen z.B. nach Aufträgen, Projekten oder Abteilungen für den geordneten Zugriff verwaltet.

Die Bewältigung der täglichen Informationsflut durch den ansteigenden Schriftverkehr von Emails, Briefen, Faxen und anderer Dokumente stellt rechtlich und organisatorisch eine Herausforderung dar.

In jedem Schriftverkehr, papierbasiert oder elektronisch können wichtige und wertvolle, unternehmensrelevante und auftragsspezifische Informationen enthalten sein.

Aus juristischer Sicht sind diese Dokumente entsprechend rechtlicher Vorgaben revisionssicher gemäß HGB, GoBD und AO zu archivieren. Aus organisatorischer Perspektive sollen alle Informationen unter Berücksichtigung der personellen Rechtestruktur und der IT-Ausstattung im Unternehmen zugänglich und nutzbar gestaltet werden. Dokumentenmanagementkonzepte setzen genau hier an: Durch die strukturierte Ablage aller Dokumente in einem gemeinsamen "Dokumentenpool" werden die unternehmensrelevanten Informationen kontextbezogen z.B. nach Aufträgen, Projekten oder Abteilungen für den geordneten Zugriff verwaltet. So kann die Archivierung gemäß der gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen komfortabel realisiert werden.

bmd bietet die umfangreiche und kompetente Beratung zur Realisierung von erfolgreichen Dokumentenmanagement-Projekten. Angefangen von der Beratung über die Analyse ihrer Prozesse bis zur Implementierung entsprechender Software erarbeitet bmd gemeinsam mit Ihren Kunden individuelle Konzepte.