Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Die eAkte soll die digitale Verwaltung relevanter Informationen und Daten vereinfachen. Ausschlaggebend für die Umstellung auf digitale Akten ist häufig auch die sogenannte "revisionssichere Archivierung".
Dabei geht es um die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die wirtschaftlichen Vorteile digitaler Dokumentenmanangement-Systeme (DMS) zur digitalen Aktenverwaltung und Digitalisierung von Geschäftsvorgängen liegen auf der Hand - Zeit, Platz und Papier sparen! Das Digitalisieren von Akten spart vor allem viel Zeit und hilft Fehler zu vermeiden. Denn die richtigen Informationen stehen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Die nachhaltige Ersparnis dieser digitalen Archivierung macht sich sehr schnell bemerkbar. Eine Software zur elektronischen Aktenführung hilft, Zeit und Kosten zu sparen, denn Prozesse werden verschlankt und die Suche nach Dokumenten vermieden. Die E-Akte ist integraler Bestandteil des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare. Das DMS verhindert, dass Akten verlegt werden oder verloren gehen, weil die Akten wirklich „unverlierbar“ dauerhaft gespeichert sind.
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