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Unabhängig davon, wie viele Abteilungen in den jeweiligen Vorgang involviert sind: Dadurch, dass in DocuWare alle vertragsrelevanten Dokumente zentral archiviert werden, landen Sie bei der Suche immer sofort beim richtigen Dokument. Dabei ist es unerheblich, ob Sie über die Suchmaske oder über die Ordnerstruktur suchen.
Sei es für eine Vertragsüberprüfung, eine Zahlungsfreigabe oder für eine Kündigung: Mithilfe des Vertragsalarms erhalten Sie entweder direkt über die Listenfunktion oder - falls Sie nicht täglich mit DocuWare arbeiten - über eine E-Mail-Benachrichtigung rechtzeitig Bescheid, sobald ein Vertrag ausläuft oder Handlungsbedarf besteht. Versäumte Skontofristen, Mahngebühren o.ä. gehören damit der Vergangenheit an.
Durch die automatische Versionskontrolle sehen Sie in der Versionsübersicht jederzeit, wer wann welche Veränderungen an einem Dokument vorgenommen hat, da jede Dokumentänderung automatisch als neue Version abgespeichert wird. So werden sämtliche Arbeitsschritte und Änderungen an einem Dokument auch rückwirkend nachvollziehbar. Der Clou: Auch ältere Versionen eines Dokuments können per Drag & Drop jederzeit wieder zur aktuellen Version bestimmt werden.
In der aktuellen Situation, in der viele Kollegen im Homeoffice arbeiten, ist es sehr praktisch, dass DocuWare für das gemeinsame virtuelle Arbeiten an Dokumenten steht. Der jeweilige Arbeitsort der am Prozess Beteiligten verliert seine Relevanz, wenn Verträge nicht mehr auf Schreibtischen oder in Aktenregalen zu finden sind und digitale Workflows die Kollegen weltweit automatisch einbinden.