Software für das Vertragsmanagement: Darauf müssen Sie achten

Pacta sunt servanda – das sagten schon die alten Römer. Dieses Prinzip legt bis heute die Rechte und Pflichten von Bürgern und Unternehmen fest. Es bedeutet, dass Verträge (lat. pacta) zu bedienen (lat. servanda), also zu erfüllen sind. Untermauert wird das Prinzip der Vertragstreue im Zivilrecht im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), das seit dem Jahre 1896 in Deutschland gilt.

Intelligent Indexing: DocuWare goes KI

Mit Hilfe von Intelligent Indexing kann DocuWare aus strukturierten Daten schnell und zuverlässig alle relevanten Informationen für die Dokumentablage und Weiterverarbeitung auslesen. Dank Künstlicher Intelligenz ist dies bald auch für unstrukturierte Daten möglich. Beim automatischen Auslesen von Informationen aus strukturierten Dokumenten wie beispielweise Rechnungen, liefert DocuWare mit seinem Modul Intelligent Indexing bereits hervorragende Ergebnisse und trägt so zu einer signifikanten Vereinfachung, zeitlichen Ersparnis und Fehlervermeidung des (Eingangs-) Rechnungsprozesses bei. Bei unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails, Verträgen, etc. kommen die hierfür eingesetzten heuristischen Verfahren jedoch an ihre Grenzen.

Mehr Dokumente digitalisieren: diese Themen gilt es zu beachten

DocuWare ist das perfekte Zuhause für all Ihre Unternehmensdokumente und bringt nicht nur Ihren Rechnungsworkflow auf Trab. Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung weiterer Dokumenttypen. Für die Planung sind fünf Aspekte wichtig. Viele Unternehmen starten mit DocuWare in der Rechnungsverarbeitung. Nutzen Sie die Vorteile des Dokumentenmanagements und der Workflow-Automation auch für all Ihre anderen Dokumenttypen. Die Bandbreite ist groß: Angebote, interne Bestellanfragen, Gehaltsabrechnungen, Verfahrensdokumentationen, Meeting-Protokolle, Compliance-Bescheinigungen und vieles mehr.

Fünf Tipps für ein Formular, das Ihre Kunden lieben werden

Entwerfen Sie Formulare, die von selber für korrekte Eingabe sorgen oder andere Formulare gleich mit ausfüllen. Dafür müssen Sie kein Programmierer sein. Fünf Tipps, wie nur mit Bordmitteln von DocuWare ein perfektes Formular gelingt. Formulare sind nützlich: Sie erfassen strukturiert Daten und wenn sie in DocuWare als neue Dokumente im Archiv abgelegt werden, können sie auch gleich einen Workflow in Gang setzen. Beliebt sind Formulare trotzdem nicht immer. „Zu unübersichtlich“, „zu lang“, „zu viel Arbeit“ lauten die Vorbehalte. Das muss nicht sein. Mit diesen fünf Tipps machen Sie Ihren Mitarbeitern und Kunden das Ausfüllen von Formularen zum Vergnügen.

Expertentipp: Digitale Geschäftsprozesse – weniger Papier, mehr Umweltschutz?

Beim Verbrauch von Papier steht Deutschland auf Platz vier nach China, USA und Japan. Gleichzeitig sind wir auch der der viertgrößte Produzent von Papier. Und die Papierindustrie ist der weltweit fünftgrößte Energieverbraucher. Um eine Tonne Frischfaserkopierpapier herzustellen, benötigen Fabriken laut Umweltbundesamt genauso viel Energie wie für die Herstellung von einer Tonne Stahl. Für die herkömmlichen 500 Blatt Papier in DIN A4 Größe wird 7,5 Kilo Holz benötigt.

Dokumente bearbeiten in DocuWare – das sind die Möglichkeiten

Inhaltliche Änderungen oder auch nur Anmerkungen und Markierungen: Je nach Dokumenttyp bietet DocuWare die passende Art, an Dokumenten zu arbeiten. In DocuWare werden die unterschiedlichsten Dokumente archiviert: Rechnungen, Gehaltszettel, Angebotsvorlagen, Protokolle, Unternehmenspräsentationen, Pläne und viele mehr. Ebenso vielfältig sind die entsprechenden Dateiformate: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CAD etc. Einige Dokumente dürfen nicht verändert werden und unterliegen Aufbewahrungsfristen, an anderen arbeiten Teams täglich zusammen.

IHK: Aus der Cloud direkt aufs mobile Endgerät

bmd in Siegen ist Experte für digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Wer auf flexible Arbeitszeitmodelle, Mobilität und Kollaboration setzt...

Aufbewahrungsfristen im Überblick: Das gilt für Unternehmen

Was währt schon ewig? Ein Dokument jedenfalls nicht, selbst wenn es archiviert wurde. Das machte die traurige Katastrophe des Kölner Stadtarchivs deutlich, bei der wertvolle historische Dokumente unwiederbringlich verloren gingen. Gottseidank konnten die meisten aber so gerettet werden, dass sie sich rekonstruieren lassen – selbst wenn das noch dreißig Jahre dauern wird. Innovative Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten leisten dabei wertvolle Hilfe.

DocuWare ist SOC 2Type 2 zertifiziert

Garantie für höchste Sicherheit bei Cloud-Lösungen. DocuWare hat sich erfolgreich einem Audit-Verfahren unterzogen und die SOC (System Organization Control) 2 Type 2-Zertifizierung erhalten. Die von CohnReznick nach den Anforderungen des amerikanischen Instituts für Wirtschaftsprüfer AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) durchgeführte Prüfung gibt Unternehmen die Gewissheit, dass DocuWare alle Prozessstandards bezüglich der IT-Sicherheit eines Cloud Services Providers ordnungsgemäß einhält.

Unternehmertum Südwestfalen: Digitales Dokumentenmanagement: eine Investition in die Zukunft

bmd GmbH in Siegen ist Experte für digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS), zertifizierter Scandienstleister und autorisierter Platinpartner der Software „DocuWare“. Im Interview nennt Geschäftsführer Jan Soose die wichtigen Gründe für den Umstieg von Papier auf digitale Dokumente und Prozesse. Zudem beantwortet er die Frage, warum Unternehmen im Zuge der Digitalisierung in ein DM

Mobiles Arbeiten rechtssicher im Unternehmen einführen

Im Verlauf der Pandemie haben Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten deutlich an Verbreitung gewonnen. Während sich die Arbeitsstättenverordnung, im Jargon kurz „ArbStättV“ genannt, auch auf die Arbeit im Homeoffice anwenden lässt, gibt es für das „mobile Arbeiten“ noch keine arbeitsrechtlichen Vorgaben. Immerhin: Erste Gesetzentwürfe werden bereits diskutiert.

DocuWorld User Conference 2021 – Erweitern Sie Ihr Wissen!

In gut fünf Wochen (20.-21. April 2021) öffnet die DocuWorld User Conference 2021 ihre virtuellen Pforten und DocuWare lädt alle Kunden und Interessenten zum beliebten Weiterbildungs-Event ein. In diesem Jahr wurde ein komplettes Programm für (Power-)User und Administratoren entwickelt. DocuWare Experten aus den Teams Training, Support, Professional Services und Produktmanagement vermitteln den Teilnehmern auf verständliche Art und Weise, wie sie mit ihrer Lösung für Dokumenten-Management und Workflow-Automation einen noch größeren Mehrwert für ihr Unternehmen erzielen können.

Die Auswahl macht’s: PDFs versenden mit gewünschten Anmerkungen

Wenn Sie Dokumente an Geschäftspartner mailen, sollten nur die richtigen Anmerkungen enthalten sein. Wählen Sie dazu beim Versand einfach die entsprechenden Anmerkungsebenen aus – wir zeigen Ihnen, wie. Mit DocuWare können Sie Anmerkungen auf Ihre Dokumente setzen, zum Beispiel einen Freigabestempel auf eine Rechnung oder eine Notiz. Für solche Anmerkungen stehen Ihnen bis zu fünf Ebenen zur Verfügung, die in DocuWare wie Folien über das Dokument gelegt werden. Das Dokument selbst bleibt dabei unverändert. Die verschiedenen Ebenen können im Viewer jeweils ein- und ausgeblendet werden.

So kommen Dokumente in eine Liste – und wieder hinaus

Jeden Tag zeigen die DocuWare-Listen zuverlässig die zu bearbeitenden Dokumente an. Die Mitarbeiter können alle Aufgaben zeitnah erledigen. Aber wie finden die Dokumente eigentlich in den Web Client? Wie werden die Dokumente ausgewählt, die automatisch im Listenbereich angezeigt werden, ohne dass Sie selber suchen müssen? Ganz einfach: Mit dem Regel-Editor.

Webinar: Highlight Search – die einfachste Suche aus jedem Programm

Integrieren Sie DocuWare so einfach wie nie zuvor in Ihre Anwendungen: Einfach Text markieren, Tastenkombination drücken, fertig! Einmal eingerichtet, funktioniert die Suche mit der neuen Highlight Search von Smart Connect aus jeder beliebigen Anwendung heraus – egal ob Sie in Ihrem CRM, Buchhaltungsprogramm, Chat oder in Ihren Office Dokumenten suchen möchten. Lernen Sie dieses smarte Feature in unserem April-Webinar kennen!

Archiviertes Dokument ergänzen einfach per Drag & Drop

Ob Sie den Lieferschein zur Rechnung hinzufügen möchten oder die AU zur Krankmeldung: Ziehen Sie das neue Dokument einfach auf das bereits archivierte. Einfacher geht’s wirklich nicht. In DocuWare kann ein Dokument durchaus aus mehreren Dateien bzw. mehreren Teildokumenten bestehen. Da diese nicht immer von Anfang an vollständig vorliegen oder Sie gar nicht wissen, dass noch Ergänzungen kommen, können Sie auch bereits archivierten Dokumenten solche neuen Dokumentteile hinzufügen.

Desktop Apps: leicht installiert

Die Desktop Apps bilden die Brücke zwischen Ihrem Rechner und dem DocuWare-System und ermöglichen es Ihnen, Funktionen wie Import, Printer oder Connect to Outlook zu nutzen. Die Apps installieren Sie mit ein paar Klicks.

Webinar: Eine ideale Verbindung – DocuWare und SAP Business One

KMUs aufgepasst! Erfahren Sie in unserem Märzwebinar, wie Sie das Optimum aus einer Integration von DocuWare und SAP Business One herausholen, um Ihre Prozesse zu optimieren. Doch wie bekommt man die Informationen und Anforderungen sinnvoll integriert, die über Geschäftspartner von außen kommen und die internen Prozesse beeinflussen?

Verfahrensdokumentation, eine Pflichtübung

Bei der gesetzeskonformen Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form fordert das Finanzministerium nicht nur ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System, sondern auch dessen korrekten und nachvollziehbaren Einsatz. Dieser Einsatz ist dann in Form einer Verfahrensdokumentation zu definieren und exakt zu dokumentieren. Selbst Kleinunternehmer sind zur Verfahrensdokumentation verpflichtet.

2021: Gemeinsam stark in die Zukunft

Nutzen Sie die vielfältigen Angebote von DocuWare, um sich und Ihr Unternehmen fit für das neue Jahr zu machen. Wir unterstützen Sie beim sicheren, digitalen Arbeiten, Standort-unabhängig und reibungslos zwischen Ihren IT-Anwendungen.

Das bedeutet die Archivierungspflicht für Ihr Unternehmen

Viele Unternehmer streben eine hohe Produkt- und Service-Qualität an. Ein zentrales Thema im Zuge der Umsetzung entsprechender „Null-Fehler-Strategien“ ist die Archivierungspflicht – mit dem Ziel der besseren Nachverfolgbarkeit der Dokumente. Die Archivierung ist aber nicht nur fester Bestandteil des Qualitätsmanagements, sondern zu einem erheblichen Teil klipp und klar durch Gesetze geregelt.

Akten digitalisieren – ein Leitfaden

Zeit, Platz und Papier sparen – die wirtschaftlichen Vorteile digitaler Dokumentenmanangement-Systeme (DMS) liegen auf der Hand. Sie wurden auf unserem Blog bereits vielfach beschrieben, ebenso wie ihre qualitativen Vorteile: Revisionssicherheit, Compliance oder Ease of Use.

Akten-Archivierung lohnt sich – aus diesen Gründen

Wichtige Dokumente stapeln sich auf dem Schreibtisch, die gesuchte Akte ist im Archiv, der Bildschirm ist mit Post-its bestückt und zahlreiche Notizzettel dienen als Gedächtnisstütze für die wichtigsten To-dos. Genau diesem Papier-Chaos soll das papierlose Büro entgegenwirken. Es soll nicht nur Effizienz und Ordnung bringen, sondern zugleich Ressourcen sparen und Nerven schonen.

Mobiles Arbeiten erfordert mobilen Zugriff auf Dokumente und Prozesse

Wer auf flexible Arbeitszeitmodelle, Mobilität und Kollaboration setzt, wird nicht daran vorbeikommen, die Abläufe sukzessive zu digitalisieren, um jederzeit und von überall auf die benötigten Daten und Dokumente zugreifen zu können. bmd in Siegen ist Experte für digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS), zertifizierter Scandienstleister und autorisierter Platinpartner der Software „DocuWare“.

Webinar: Perfektes Zusammenspiel – DocuWare in Fremdanwendungen integrieren

Informationen müssen schnell und reibungslos verfügbar sein. Darum ist es wichtig, dass Anwender darauf zugreifen können, ohne ihre gewohnte Software-Oberfläche verlassen zu müssen. DocuWare bietet zahlreiche Methoden für einen reibungslosen Datenaustausch mit anderen Anwendungen. Ob Sie diese in der Cloud oder lokal nutzen, spielt dabei keine Rolle.

Webinar: Mitarbeiter-Onboarding – Sorgen Sie für einen stressfreien Start

Fängt ein Mitarbeiter neu im Unternehmen an, gilt es, ihm den Einstieg möglichst einfach zu gestalten. Onboarding ist weitaus mehr als eine bloße Vorstellungsrunde am ersten Arbeitstag und eine Einarbeitung durch die Kollegen in der neuen Abteilung.
Ein professioneller Onboarding-Prozess beginnt bereits mit der erfolgreichen Bewerbung – und somit weit vor dem ersten offiziellen Arbeitstag im neuen Job.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Was muss auf einer Rechnung stehen, damit sie als solche auch vom Finanzamt akzeptiert wird und steuerlich geltend gemacht werden kann? Die Antwort gibt klar und eindeutig § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Nur Rechnungen, die alle nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Pflichtangaben enthalten, berechtigen Unternehmen zum Vorsteuerabzug.

Was beim Cloud-Speicher alles inklusive ist

Für die maximale Sicherheit Ihrer Dokumente wird bei DocuWare Cloud ein Vielfaches an Speichervolumen verwendet verglichen mit dem Platz für Ihre Produktivdaten. Letzterer bildet sozusagen nur die Spitze des Eisbergs.

DocuWare Listen in Outlook

E-Mails, Kalender, Aufgaben – für viele ist Outlook die zentrale Anwendung in der Arbeit. Indem Sie Ihre DocuWare Listen dort einbinden, sind Sie auch immer up to date bei den Dokumenten, die zur Bearbeitung anstehen.

Diese Briefkorb-Funktionen sollten Sie kennnen

In vielen Anwendungsszenarien landen Dokumente vor der Archivierung zunächst im Briefkorb. Erfahren Sie, welche Bearbeitungsmöglichkeiten Sie dort haben und wie Sie die Indexierung für den Weg der Dokumente ins Archiv vorbereiten können. Ein Briefkorb in DocuWare dient in erster Linie zur Bearbeitung von Dokumenten, bevor diese archiviert werden. Vielfältige Funktionen stehen Ihnen dazu zur Verfügung:

Dokumentenmanagement im Mittelstand: Wie ECM-Software die Wettbewerbsfähigkeit verbessert

So langsam wird es auch für Mittelständler eng: Die Flut an E-Mails und Dokumenten entscheidet nicht mehr nur in Großunternehmen, sondern auch in kleinen Betrieben über Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie ECM-Software das Dokumentenmanagement im Mittelstand revolutioniert.

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