Revisionssichere Archivierung

DocuWare bietet sichere -Archivierung, -Suche und -Steuerung von Dokumenten für Unternehmen und Kommunen.

Erfolgt die Akten-Archivierung digital, kommen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zum Tragen, die seit Anfang 2017 gelten. Demnach sind aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen zwingend wie folgt zu speichern: im Original, unverlier- und unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und nicht zuletzt maschinell auswertbar. Das geht also weit über die Anforderung „revisionssicher“ hinaus.

DocuWare ist zertifiziert und unterstützt Sie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und Compliance-Richtlinien

Produkt, Unternehmen und Plattform erfüllen alle Standards und Normen, um Ihre Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten. DocuWare wird regelmäßig durch unabhängige Institutionen geprüft und zertifiziert. Die objektiven Untersuchungen haben sowohl die Sicherheit als auch die Prozesse im Blick.

DocuWare ist ein digitales Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-System, dass es Ihnen ermöglicht Ihre dokumentbasierten Prozessen i.S.d. GoBD, DSGVO und weiterer Vorgaben zu erfüllen.

HIPAA

DSGVO

GoBD / IDWPS880

GeBüV

Wie funktioniert die sichere digitale Archivierung mit DocuWare?

Scans

Office-Dokumente

PDF´s

Web-Formulare

Mobile Erfassung

E-Mail

Automatische Identifizierung und Aufzeichnung wichtiger Indexdaten mit Intelligient Indexing

Schutz von Dokumenten in einem organisiertem Dokumenten-Pool

Ausführung von Workflows
Zugriff von jedem Gerät
Teilen mit Kollegen
Verwaltung in integrierten Anwendungen

Die Vorteile einer sicheren Dokumenten-Archivierung

Wenn Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bewerbungsunterlagen, Lieferantenverträge, Anlagendokumentationen, Vertriebspräsentationen und dergleichen sicher archiviert und vollständig organisiert sind, kann sich Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten, Datenlecks und -verlusten schützen und gleichzeitig die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung nutzen.

Schaffen Sie ein papierloses Büro

Digitalisierte Informationen, die in geschützten digitalen Archiven aufbewahrt werden, bedeuten gleichzeitig auch ein papierloses Büro. Keine Dokumente verschwinden und es gibt keine Druckerprobleme und keine überquellenden Aktenschränke mehr.

Vereinfachen Sie die Vorbereitung auf Audits

Erfüllen Sie Compliance-Standards

Vorgeschriebene Compliance-Standards dienen dem Schutz von Menschen und Unternehmen. Wenn Dokumente organisiert und gesichert sind, wird die Erfüllung von Compliance-Standards enorm vereinfacht und beschleunigt.

Bereiten Sie sich auf Katastrophen vor

Naturkatastrophen oder böswillige Angriffe können vernichtende Auswirkungen auf unvorbereitete Unternehmen haben. Eine sichere Archivierung unterstützt Ihre Prozesse, nach unvorhergesehenen Katastrophen alles wiederherzustellen, sodass Ihr Unternehmen schnell wieder auf die Beine kommt.

Flexibilität beim Format

Speichern Sie gescannte Dokumente, PDFs, E-Mails, Microsoft Office-Dateien (etwa Word, Excel oder PowerPoint), Bilder und vieles mehr.

Alles verschlüsselt, alles geschützt

Die gesamte Datenübertragung erfolgt über HTTPS und alle Dokumente sind AES-verschlüsselt. Darüber hinaus hält ein umfassendes Zugriffsrechtesystem unerwünschte Blicke von sensiblen Dokumenten fern.

Sicherungen über Sicherungen

Dedizierte Microsoft Azure-Rechenzentren in der EU und den USA verfügen über dreifache Datenspiegelung sowie redundante Datenspeicherung an einem externen Standort in derselben Region. Informationen gehen nie verloren und die Planung der Notfallwiederherstellung wird vereinfacht.

Rückverfolgbarkeit und Transparenz für Audits

Jede Dokumenten-Erfassung und -Version sowie jeder Kommentar wird protokolliert, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, und jeder Workflowschritt wird zur Transparenz des Prozesses dokumentiert. Audits waren noch nie schneller und vollständiger.

Datenkontrolle für Compliance und Disposition

Genau definierte Zugriffsrechte und eine strenge Informationsorganisation beschleunigen die Unterstützung strenger Initiativen zur Compliance wie DSGVO, HIPAA und Sarbanes-Oxley und vereinfachen die Planung von Aufbewahrungsrichtlinien für sensible Dokumente.

Unvollständige Informationen sind Vergangenheit

Die automatisierte, zuverlässige und gründliche Indizierung stellt sicher, dass Dokumente im Workflow präzise organisiert, auffindbar und im Arbeitsablauf rückverfolgbar sind. Jedes Dokument ist vollständig und es fehlen keine Daten.