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DocuWare autorisierter DocuWare Partner seit 2003

E-Mail-Archivierung
DocuWare | Mailstore

Integrieren Sie DocuWare in Connect to Outlook. Ein- und ausgehende E-Mails werden sicher archiviert und in Workflows eingebunden. Wichtige Suchansichten sind direkt in Outlook eingebettet, so dass Sie Ihren E-Mail-Client nicht verlassen müssen, um zu recherchieren.

Universell einsetzbar

Archivieren Sie E-Mails aus allen Exchange- und IMAP-Konten in DocuWare.


Optimal verfügbar

Die Informationen archivierter Mails sind für alle berechtigten Kollegen verfügbar.


GoBD-konform

Mails unterliegen als geschäftsrelevante Dokumente gesetzlichen Bestimmungen. Um die Einhaltung kümmert sich DocuWare als GOBD-konformes Dokumenten-Management.


Zentral organisiert

E-Mails sind zusammen mit anderen geschäftsrelevanten Dokumenten aufrufbar.

Machen Sie mehr aus Ihren Mails und binden Sie sie in Ihre Geschäftsprozesse ein.
Zwei Beispiele:

1. Eine Rechnung, die per Mail eingegangen ist, wird im Archiv abgelegt. Dadurch wird direkt der Freigabe-Workflow angestoßen und Sie halten bequem die Skontofrist ein.

2. Kollegen können schnell auf eine Kundenanfrage reagieren, auch wenn der zuständige Mitarbeiter außer Haus ist, da sie im Archiv den Überblick über die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden haben. Archivierte E-Mails lassen sich zusammen mit anderen Dokumenttypen verwalten. So verbessern Sie die Organisation zusammengehöriger Inhalte, zum Beispiel Projektdaten, Kundenkorrespondenz oder Firmendaten.

Die Funktionen stehen direkt in Outlook zur Verfügung:

Mit dem DocuWare Workflow Manager definieren Sie präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen und gewährleisten so ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz. Zum Beispiel:

  • Archivieren Sie E-Mails per Mausklick. 
  • Oder Sie verwenden den automatischen Import von Mails in DocuWare.
  • Mails, die Sie in Outlook behalten möchten, automatisch als abgelegt markieren lassen.
  • Seien Sie wählerisch: Dubletten und nichtssagende Standard-Anschreiben werden auf Wunsch automatisch aussortiert.
  • Um Mails in Workflows einbinden zu können, reichert DocuWare sie mit den nötigen Indexdaten wie Absender, Betreff etc. an.
  • Personen- und Unternehmensnamen lassen sich bei der Indexierung aus externen Quellen wie Adressbüchern oder dem CRM ergänzen.
  • Starten Sie direkt aus Outlook eine Suche im Archiv. Die Treffer werden im E-Mail-Client angezeigt.


Importieren Sie E-Mails von Google, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients

und speichern Sie die relevanten Nachrichten in einem sicheren, digitalen Archiv. Schützen Sie Ihre Geschäftskommunikation vor Manipulationen und nutzen Sie E-Mail-Inhalte für die Workflow-Automation.

  • Die Mails werden aus Ihren Mailkonten automatisch im Archiv abgelegt, wo sie zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.
  • Nur wichtige Mails kommen ins Archiv: Auf Wunsch wird nur der Anhang abgelegt, das Standard-Anschreiben gelöscht.
  • Heften Sie zusammengehörige E-Mails zusammen.
  • Damit die E-Mails in Workflows eingebunden werden können, erhalten sie automatisch die nötigen Indexdaten wie unter anderem Absender oder Betreff.
  • Rufen Sie alle Dokumente zu einem Projekt gleichzeitig ab, zum Beispiel außer E-Mails auch Skizzen oder Verträge.
  • Das Postfach wird übersichtlich: Lassen Sie bereits archivierte Mails im Konto löschen.

Dokumentenmanagement: