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DocuWare autorisierter DocuWare Partner seit 2003

Mobiles arbeiten / Homeoffice
Mobiles Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau

Wer auf flexible Arbeitszeitmodelle, Mobilität und Kollaboration setzt, wird nicht daran vorbeikommen, die Abläufe sukzessive zu digitalisieren, um jederzeit und von überall auf die benötigten Daten und Dokumente zugreifen zu können. 

Von überall und jederzeit per WebClient und App digitalen Zugriff auf alle Geschäftsvorgänge und Akten nehmen - kein Problem! Arbeiten im Homeoffice und Meetings per Video gewinnen zunehmend an Bedeutung. Wichtige Dokumente sind in vielen Unternehmen jedoch in Papierordnern abgelegt. Mitarbeiter fehlen daher wichtige Informationen und Dokumente, um mobil und im Homeoffice effizient arbeiten zu können.

Beim Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems sind Sie nicht mehr an Ihren Büroarbeitsplatz gebunden 

Sie können von überall aus auf wichtige Dokumente zugreifen, diese gemeinsam mit Kollegen bearbeiten und in Geschäftsprozesse einbinden. Alle Dokumente werden zudem revisionssicher archiviert.
Ob das DMS auf Ihren Servern oder in der Cloud betrieben werden soll, bmd bietet mit dem DMS DocuWare, professionellen Dokumentenscannern und der optionalen Scandienstleistung, die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse und die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Prozesse.
Wie einfach sich mit bmd und DocuWare alltägliche Aufgaben digital abwickeln lassen, präsentieren wir Ihnen gerne in einer individuellen Präsentation.

  • Digitaler Posteingang – egal ob im Büro oder Homeoffice.
  • Scannen Sie selbst oder nutzen den bmd-Scanservice, Dokumente einfach im digitalen Posteingang bereitstellen.
  • Prozesse aus dem Homeoffice steuern (z.B. Rechnungsworkflow) – DocuWare macht`s möglich.
  • Mails mit zugehörigen Dokumenten archivieren – komfortabel und sicher.
  • Vertragsmanagement trotz Homeoffice? Kein Problem mit DocuWare.
  • Personalarbeit aus dem Homeoffice? Dank digitaler Personalakte mit DocuWare jeder Zeit auskunftsbereit.
  • In nur 3 Tagen zum einsatzbereiten Dokumentenmanagement (DMS) mit bmd und DocuWare

Mobiles Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau

Von überall und jederzeit per Smartphone digitalen Zugriff auf alle Geschäftsvorgänge und Akten nehmen – das soll funktionieren? Aber ja! Neben umfangreichen Scandienstleistungen – das Tagesgeschäft der bmd GmbH aus Siegen.

Von überall und jederzeit per Smartphone digitalen Zugriff auf alle Geschäftsvorgänge und Akten nehmen – das soll funktionieren? Aber ja! Die Bereitstellung der benötigten Software und die Unterstützung bei der Umsetzung im Alltag ist – neben umfangreichen Scandienstleistungen für eine revisionssichere Archivierung – das Tagesgeschäft der bmd GmbH aus Siegen.

Die Vorstellung vom mobilen Aktenschrank mag so manchem gestandenen Unternehmer noch als Utopie erscheinen – ist es aber nicht (mehr). Innovative Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen ermöglichen heute den standortunabhängigen Zugriff sowohl auf die laufenden Geschäftsvorgänge als auch auf Akten aus vergangenen Jahren und führen so zu schnelleren und verbesserten Arbeitsabläufen.

Das Problem ist bekannt: im Laufe der Jahre sammeln sich in jedem Unternehmen Berge von Akten an. Die Bewältigung der täglichen Informationsflut durch den ansteigenden Schriftverkehr in Form von Emails, Briefen, Faxen und anderen Dokumenten stellt rechtlich und organisatorisch eine Herausforderung dar. Gesetzliche Anforderungen wie die der GoBD und DSGVO, aber auch die Notwendigkeit, zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal Einblick zu nehmen, sorgen für immer größere Mengen an Papier und Daten, die letztlich irgendwie und irgendwo und vor allem für Außenstehende zugriffssicher gelagert werden müssen.

Wer an diesem Punkt nach einer modernen Lösung sucht, findet bei der bmd GmbH in Siegen einen kompetenten Ansprechpartner: „Neben Digitalisierungsund Archivierungskonzepten im Rahmen der Scandienstleistung implementieren wir bei unseren Kunden seit 20 Jahren professionelle Dokumentenmanagement- und Workflowsoftware für die revisionssichere Archivierung und Steuerung der aktuellen Geschäftsprozesse“, erklärt Geschäftsführer Jan Soose.

bmd ist autorisierter „Platinum Partner“ der Software „DocuWare“, die zu den führenden Systemen im Bereich Enterprise Content Management (ECM) gehört. Neben dem Vertrieb der Archiv- und Dokumentenmanagement Software bietet bmd selbstverständlich auch zertifiziertes Fachpersonal für die Konfigurationsentwicklung, die Installation der Software und die Schulung der Anwender.

„Unsere Kunden wissen neben den vielseitigen Funktionen vor allem die einfache und komfortable Bedienung sowie die hohe Integrationsfähigkeit zu schätzen“, weiß Jan Soose aus langjähriger Erfahrung zu berichten. Die optimale Sicherheit der Anwendungen sei ein weiterer Pluspunkt.

In der Praxis sieht das so aus, dass die Dokumente aus beliebigen Systemen (beispielsweise ERP, FIBU, Mails oder Office) automatisiert beim Erzeugen in der Software DocuWare indexiert, archiviert und mit einer Volltextsuche versehen werden. Andere Dokumente werden gescannt und ebenfalls automatisiert archiviert. So lassen sich elektronische Akten strukturiert verwalten – egal ob digitale Auftrags- oder Personalakte. Bei Bedarf stellt das Tool „DocuWare-Workflow“ die Dokumente den verantwortlichen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung bereit. Zusätzliche Records Management-Funktionen gewährleisten einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff. DocuWare stellt somit alle wichtigen Funktionen eines leistungsfähigen ECM/DMS bereit – natürlich auch über Apps für Android und iOS.

Universelle Integrations-Möglichkeiten wie „URL-Creator“ oder „Smart Connect“ und zertifizierte Schnittstellen zu den gängigen ERP-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungs-Programmen (beispielsweise SAP, NAVISION, SAGE, Diamant) sorgen für einen komfortablen Workflow. DocuWare wird so leicht in beliebige Fremdanwendungen integriert. Dokumente können einfach per Mausklick aus der führenden Anwendung aufgerufen werden.

Auf diese Weise lassen sich Prozesse wie z. B. das Auftragsmanagement oder die Rechnungsfreigabe nach den individuellen Anforderungen automatisieren und stellen einen zuverlässigen Informationsaustausch innerhalb der verschiedenen Funktionsbereiche sicher. Die Daten der Unternehmen befinden sich je nach Bedarf entweder auf dem eigenen Server oder auf einer regionalen und sicheren Cloud.

Die rasante technische Entwicklung gerade im Bereich der IT-basierten Prozesse verlangt von den Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität und hat auch das Familienunternehmen bmd stark geprägt: „Meine Eltern haben vor über 40 Jahren mit analoger Mikroverfilmung angefangen. Dieses Verfahren wird inzwischen kaum noch verwendet“, blickt Soose zurück und resümiert: „Die ständige Anpassung des eigenen Portfolios an die aktuellen und künftigen Anforderungen der Kunden ist bis heute in unserer Branche überlebenswichtig.“ Um den Kunden stets ein kompetenter Berater zu sein, müsse man ständig am Ball bleiben, den Bedürfnissen der Kunden immer einen Schritt voraus sein, führt Soose weiter aus.

Bestand hat dagegen der hohe Qualitätsanspruch, der für Jan Soose nach wie vor oberste Priorität hat. Wachstum bedeutet für den Unternehmer nicht zwingend ein großes jährliches Umsatzplus, sondern in erster Linie eine kontinuierliche Verbesserung der Qualität. Dies wird auch durch die Zertifizierung des Unternehmens nach ISO 9001-2015 und das QM-Siegel des Fachverbands FMi untermauert. „Nur wenn die Qualität unserer Dienstleistung stimmt, kann ich meinen Kunden jederzeit und überall in die Augen sehen“, betont Jan Soose: „Und das ist für mich der Schlüssel für eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit, was für mich ganz klar auch zu einem guten Lebensgefühl beiträgt.“ Vermutlich ist es aber genau dieser rigorose Qualitätsgedanke, der das Unternehmen stetig wachsen lässt. Die Liste der namhaften Betriebe, Dienstleister und Behörden in der Region, die zum Teil schon seit Jahrzehnten die Dokumentenarchivierung dem Expertenteam von bmd anvertrauen, ist beeindruckend lang. Und auf deren Wünsche möchte Soose flexibel reagieren können: „Durch die zunehmende Digitalisierung in allen Bereichen werden aktuell diverse Aufträge für Behörden abgewickelt, u. a. wird gerade ein umfangreiches Archiv mit über 30.000 Bauakten digitalisiert. Hierfür werden professionelle Dokumenten-, Großformat- und Buchscanner eingesetzt.“

Da die räumlichen Kapazitäten am Weidenauer Firmensitz in der Schmiedestraße seit geraumer Zeit nicht mehr ausreichend waren, wurde 2017 ein weiterer Produktionsstandort mit modernen Arbeitsplätzen für das Sannen von Dokumenten eingerichtet. Untrennbar von dem Qualitätsanspruch gegenüber den Auftraggebern ist für Soose die interne Unternehmenskultur, die nach seiner Auffassung Grundlage des Erfolgs ist. Eine gleichbleibende Qualität lasse sich nur mit einem qualifizierten und gleichzeitig zufriedenen und motivierten Team realisieren: „Wir setzen auf langfristige Beschäftigungsverhältnisse, faire Arbeitsbedingungen und Festanstellungen – Vertrauen und Leidenschaft sind die Basis für hervorragende Arbeitsergebnisse.“ – davon ist Jan Soose fest überzeugt.

Mobiles Arbeiten erfordert mobilen Zugriff auf Dokumente und Prozesse

Jan Soose bietet mit der bmd GmbH Lösungen für mobiles Arbeiten an.

Wer auf flexible Arbeitszeitmodelle, Mobilität und Kollaboration setzt, wird nicht daran vorbeikommen, die Abläufe sukzessive zu digitalisieren, um jederzeit und von überall auf die benötigten Daten und Dokumente zugreifen zu können. bmd in Siegen ist Experte für digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS), zertifizierter Scandienstleister und autorisierter Platinpartner der Software „DocuWare“

Viel schneller als noch zu Beginn des Jahres absehbar, wurde für zahlreiche Unternehmen mobiles Arbeiten durch den notgedrungenen Wechsel ins Homeoffice zur Realität. Der externe Zugriff auf das verwendete Betriebssystem ist meist relativ einfach zu realisieren und die benötigen Endgeräte lassen sich zeitnah beschaffen, soweit diese nicht ohnehin bereits vorhanden sind. Doch wie sieht die Sache mit Blick auf die Dokumente aus, die für eine ordnungsgemäße Abwicklung der Geschäftsvorgänge benötigt werden? In den meisten Büros werden noch immer Berge von Papier in Aktenordnern gelagert, die analog verfügbar sein müssen, um die gewohnten Abläufe durchzuführen. Wie soll beispielsweise die Kontierung einer Eingangsrechnung oder deren Bezahlung vom Homeoffice aus erledigt werden, wenn sich der Rechnungsbeleg im Aktenschrank in der Firmenzentrale befindet?

DMS als Freund und Helfer „Die Lösung für mobiles Arbeiten mit effektivem Workflow ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem“, weiß bmd-Geschäftsführer Jan Soose und nennt weitere Vorteile: „Der schnelle, mobile und zuverlässige Zugriff auf benötigte Daten spart Zeit und sorgt für Agilität und eine erhöhte Transparenz. Anders als im analogen Ordner können die Akten von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden.“ bmd ist autorisierter „Platinpartner“ der Software „DocuWare“, die zu den führenden Systemen im Bereich Enterprise Content Management (ECM) gehört. Mithilfe der Software werden gescannte Papierdokumente und Dateien aus beliebigen Systemen wie ERP und Warenwirtschaft in beliebigen Dateiformaten automatisiert und revisionssicher archiviert. Zudem sind universelle Integrationsmöglichkeiten und zertifizierte Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie DATEV, Dynamics NAV, Sage und andere verfügbar. „DocuWare bietet neben dem Webclient Apps für iOS und Android, die es Mitarbeitenden ermöglichen, auch vom mobilen Arbeitsplatz aus auf alle benötigten Daten und Dokumente zuzugreifen“, erklärt Soose. Die Zugriffskontrolle verhindert eine unerlaubte Nutzung und die Datensicherung schützt optimal vor Zerstörung oder Verlust. Je nach Bedarf befinden sich die Daten der Unternehmen entweder auf dem eigenen Server oder in einer sicheren Cloud.

DocuWare Mobile App

Bieten Sie Ihren Teams die Vorzüge der maximalen Flexibilität von DocuWare: Zugriff jederzeit, überall und auf jedem Gerät.
DocuWare bietet Apps für iOS und Android, die Mitarbeiter in die Lage versetzen, digitale Prozesse anzustoßen, an deren Abwicklung mitzuwirken und sie abzuschließen. Dies sorgt für einen schnelleren Informationsfluss und eine schnellere Entscheidungsfindung.
DocuWare-App

Nutzen Sie die Funktionalität von DocuWare auch auf dem Smartphone. Greifen Sie von allen Apps auf alle Dokumente zu, beteiligen Sie sich an Workflows, und speichern Sie Dokumente. Die kostenlose App wird per QR-Code mit Ihrem DocuWare-System verbunden. Bei On-Premises-Anwendungen benötigen Sie eine Mobile-Lizenz für unbegrenzt viele mobile Kollegen.

PaperScan-App

Kostenlose Scan-App für Apple- und Android-Smartphones. Scannen Sie Dokumente mit höchster Qualität, laden Sie sie in Dropbox, Google Drive oder DocuWare hoch, und geben Sie Ihren Kollegen im Büro oder an anderen Orten sofortigen Zugriff auf aktuelle Informationen. PaperScan kann auch unabhängig von DocuWare für hochwertige Dokumentenscans im geschäftlichen und privaten Umfeld eingesetzt werden.

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